„Weniger Papier, weniger Ordner, weniger Aktenschränke, weniger Zeitaufwand, dafür aber die effizienten Vorteile des digitalen Dokumentenmanagements“ stellt Bitech-Berater Gerd Widera zufrieden fest, der nunmehr seit knapp 15 Jahren (!!!) die ISG Informatik Service Gesellschaft betreut. Von der Praxisumsetzung des Projektes „Digitale Signatur mit automatischer Archivierung“ profitieren die Werke der Kölner Unternehmensgruppe „Pfeifer & Langen“, deren Marke „Diamant Zucker“ in fast jedem Haushalt in Deutschland zu finden ist und zu dem auch der IT-Dienstleister ISG Informatik Service Gesellschaft zählt.

Regelmäßig müssen die Werke des Traditionsunternehmens Pfeifer & Langen, das zu den größten europäischen Zuckerherstellern gehört, tonnenweise mit Rüben versorgt werden und gleichzeitig verlassen riesige Chargen an Markenprodukten, allesamt gut erkennbar am berühmten Logo mit den beiden Zuckerhüten, die immer wieder an den Kölner Dom erinnern, die Produktionsstätten.

Dabei passiert jeder Lkw leer und beladen direkt zweimal das in den Werken vorhandene Wiegesystem und setzt jeweils einen für sich gesehenen überschaubaren, aber sich ständig wiederholenden Abfertigungsablauf in Gang. Lkw wiegen, Liefer- und Wiegeschein drucken, Dokumente abzeichnen, Kopien oder Durchschläge weiterleiten und prüfen, Lieferpapiere ablegen und im Bedarfsfall zur erneuten Kontrolle nochmals raussuchen, bestimmen in der Summe den aufwendigen Bearbeitungsvorgang. Grund genug, sich mit diesem Ablauf etwas näher zu beschäftigen – doch der eigentliche Anstoß kam von einer ganz anderen Seite.

In den Werken wurden betagte Nadeldrucker durch zeitgemäße Laserdrucker ersetzt. Da Laserdrucker weder dünne Papiere, wie sie bei Durchschlagsformularen üblich sind, bedrucken können, führte dies unweigerlich zu einer Zunahme der Papierstärke, wodurch sich zwangsläufig die Anzahl der benötigten Ordner erhöhte. Folglich nahm der Platzbedarf zu, wodurch sich rasch ein akuter Platznotstand einstellte. Damit war der eigentliche Stein des Anstoßes gefallen, um diesen Prozessteil zu überdenken und das Projekt „Digitale Signatur mit automatischer Archivierung“ zu initiieren.

1. Digitale Ablage der Lieferdokumente (Lieferschein, Wiegeschein, CMR-Frachtbrief) und dadurch:

2. Einsparung durch Reduzierung

Der Lkw fährt ins Werk, wird dort zunächst leer verwogen, lädt anschließend die Ware und wird erneut verwogen. Lieferschein, Wiegeschein und ggf. CMR-Frachtbrief müssen gedruckt und vom Wiegemeister sowie vom Fahrer unterschrieben werden. Alle Dokumente erhält der Fahrer in doppelter Ausführung, jeweils eine für Spedition und Kunden. Eine weitere Ausführung der Dokumente verbleibt im Werk und wird in Ordnern abgelegt, die wiederum Lagerraum belegen. Sofern sich Rückfragen zu den einzelnen Vorgängen ergeben, entsteht schon allein durch den Gang zu den Ordnern und die Suche nach den erforderlichen Dokumenten ein erheblicher Zeitaufwand.

Der Lkw fährt ins Werk, wird dort zunächst leer verwogen, lädt anschließend die Ware und wird erneut verwogen. Die Ausgabe von Lieferschein, Wiegeschein und ggf. CMR-Frachtbrief erfolgt durch SAP und das Wiegesystem direkt auf dem Printserver. Damit startet automatisch der Signaturvorgang auf dem Unterschriften-Pad. Die Dokumente werden daraufhin angezeigt und vom Wiegemeister sowie dem Fahrer unterschrieben.

Es erfolgt der Ausdruck der unterschriebenen Papiere, die danach in zweifacher Ausführung dem Fahrer für die Spedition und dem jeweiligen Kunden übergeben werden. Die werkseigene Ausfertigung wird in einem Verzeichnis abgelegt und automatisch archiviert (an SAP Businessobjekte gehängt).

Über ArchiveLink werden die Dokumente direkt mit dem Businessobjekt verknüpft.

Die Effizienz im Teilprozess der Lkw-Abfertigung konnte durch das Projekt „Digitale Signatur mit automatischer Archivierung“ in den Werken von Pfeifer & Langen deutlich gesteigert werden. Die Resultate liegen auf der Hand: Weniger Papier, weniger Ordner, geringerer Platzbedarf, komfortablere Dokumentenverwaltung und bessere Auffindbarkeit. Dank der erzielten Zeitersparnis und dem verminderten Ressourceneinsatz amortisiert sich der Projektaufwand bereits nach kurzer Zeit.